Este caso saca el pedido repetitivo y el reclamo del chat para dejarlos en el sistema que ya usa la operación. Cubre el estado de un pedido, la toma de lo que se repite, el aviso de reposición y la clasificación del faltante. La excepción y la relación comercial siguen con el equipo.
Situación
El cliente pregunta si salió el pedido, repite una compra que ya hace todas las semanas o avisa que faltó un producto. Esos mensajes llegan al mismo lugar que una consulta nueva. Alguien los copia al sistema cuando puede, entre otras tareas del día.
Mientras el dato vive en el chat, el pedido está incompleto o el reclamo no tiene responsable. Hace falta una segunda conversación para terminar lo que ya se podría haber registrado en la primera.
Necesidad
Hace falta tomar lo repetitivo con los datos que el sistema exige, responder el estado cuando esa información ya existe y separar el reclamo según el motivo. No todo puede pasar por la misma bandeja ni esperar a que una persona lo tipee.
El criterio tiene que distinguir un pedido habitual, una consulta de seguimiento y un faltante. Si eso no se separa al entrar, la operación entera se lee como una lista de mensajes.
Qué se implementa
Se conecta el canal por el que escribe el cliente con el sistema de pedidos o de stock. Lo repetitivo se registra. Lo que no encaja en una regla queda marcado para una persona, con el motivo ya clasificado.
- Consulta de estado del pedido, cuando ese dato ya está en el sistema.
- Toma de pedidos que se repiten, con las validaciones que la operación ya usa.
- Aviso de reposición para que el faltante no dependa de que alguien lo vea en el chat.
- Clasificación del reclamo por motivo, con un responsable para continuarlo.
Un pedido fuera de lo habitual, un cambio de condición comercial o un reclamo que no entra en las categorías acordadas sigue con una persona. Esas reglas se definen con el equipo antes de automatizar.
Efecto en la operación
El pedido repetitivo deja de copiarse a mano desde el mensaje hasta el sistema. Esos minutos, multiplicados por el volumen de la semana, son el ahorro de este caso.
Más pedidos salen completos en el primer contacto, sin una segunda llamada para terminar códigos, cantidades o datos de entrega.
El faltante llega con motivo y responsable. Deja de ser un mensaje suelto que se atiende si alguien lo encuentra.
